Steuerung und Koordination nationaler und internationaler Ausschreibungen - Betreuung des gesamten Angebotsprozesses - Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Kunden- und Partnerverträgen - Sicherstellung der Einhaltung formaler und vertraglicher Anforderungen
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Erster Ansprechpartner für unsere Mandanten am Telefon - (Elektronische) Aktenführung inkl. Fristenberechnung und -kontrolle - Organisation von Terminen und Besprechungen inkl. Travelmanagement sowie administrative Abwicklung und Nachbearbeitung
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Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost - Allgemeine Sekretariatstätigkeiten - Telefonzentrale - Telefonkonferenzen-Planung - Organisation von Meetings (internen und externen) - Raummanagement - Terminplanung und -koordination - Mithilfe bei dem Reisemanagement
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Beratung, Betreuung und Buchung unserer Reisen für Gruppen und Familien - Koordination & Verwaltung von Kontingenten und Eingabe von Personendaten - Individueller Kundenkontakt telefonisch, schriftlich sowie per Mail zu den verfügbaren Reiseangeboten
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Eigenverantwortliche Reiseplanung (Buchung von Flugverbindungen, Mietwagen, Bahntickets, Hotels etc.) Erstellung von Angeboten, Fakturierung der Reisen, interne Verrechnung der Reisen sowie Durchführung von A1-Anträgen und länderbehördlichen Registrierungen (EU-Entsendemeldungen, Visa-Anträge)
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Allgemeine Bürotätigkeiten (z.B. Angebote schreiben, allg. Schriftwechsel mit Kunden) - Einsatzkoordination - Erledigung der Anmeldungsformalitäten auf verschiedenen Baustellen - Reisemanagement und Buchungen im Inland - Telefonzentrale der Abteilung Service
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Jetzt bewerben - Das erwartet dich bei uns - Du arbeitest als disponierende Aufnahmeleitung, verfügst aber auch über Erfahrung als Set-Aufnahmeleitung … Du übernimmst die Reiseorganisation, die Handkassenführung und allgemeine Bürotätigkeiten …
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Betreuung und Kommunikation mit am Einsatz interessierten Ärzt*innen - Unterstützung der Teamleitung Einsatzplanung bei der Erstellung von Einsatzplänen - Logistische Einsatzorganisation (behördliche Dokumente, Flugbuchungen, Versicherungen) inkl. Rechnungsprüfung
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