Unterstützung der Bauleitung/Projektleitung in folgenden Bereichen: Rechnungs-/Nachtragsprüfung in Bauprojekten - Projektbezogener Schriftverkehr und Dokumentation - Pflege des Kostenkontrollsystems/Kostenüberwachung - Den Workflow des Unternehmens mitgestalten
1
Unterstützung bei der Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen - Überwachung von Zahlungsfristen und Unterstützung bei Mahnwesen - Pflege und Ablage kaufmännischer Unterlagen (z.B. Bürgschaften, Versicherungen) - Kommunikation mit interen Projektteams zu administrativen Themen
2
Allgemeiner Schriftverkehr inkl. Postbearbeitung, Postverteilung, Versand sowie E-Mail-Korrespondenz - Administrative Büroorganisation inkl. Ablage, Dokumentenpflege, Adress- und Terminverwaltung - Kaufmännische Administration inkl. Lieferscheinverwaltung, Rechnungsprüfung sowie Erstellung von Auswertungen und …
3
Sie unterstützen und entlasten die Service-/Projektleitung bei operativen und administrativen Aufgaben - Sie planen und überwachen Termine und erledigen die Korrespondenz mit internen und externen Stellen - Sie übernehmen die Rechnungsvorbereitung auf Basis unserer Wartungsverträge
4
Organisation und Koordination administrativer Abläufe im Projektumfeld - Unterstützung bei der Erstellung, Pflege und Ablage projektrelevanter Dokumente - Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, inkl. Protokollführung und Aufgabenverfolgung
5
Unterstützung bei der Projektorganisation - Erstellung der Projektdokumentation - Kontrolle des Qualitätsmanagements - Erledigung der Korrespondenz … Abgeschlossene kfm. Berufsausbildung / Erste Berufserfahrung als Assistenz (mind. 2 Jahre)
6
Die Projektleitung des Projekts bei der Wahrnehmung ihrer Leitungs- und Planungsaufgaben unterstützen - Das übergreifende Dokumentenmanagement für das Gesamtprojekt steuern - Bei der Dokumentation von Terminen im Projekt unterstützen
7
Allgemeine Büroorganisation wie Besprechungsorganisation, Koordination externer Dienstleister, Bearbeitung der Eingangs- und Ausgangspost - Leitung kleiner Projekte in Zusammenarbeit mit einem technischen Projektbearbeiter - Eigenständige Abwicklung des Liefergeschäftes
8
Projektassistenz / Project Management Office (PMO) - Unterstützung bei der Organisation von IT-Projekten - Controlling & Projektdokumentation - Erstellung von Präsentationen - Verwaltung von Fördergeldanträgen und Überwachung der Mittelverwendungsnachweise
9
Unterstützung der Projektsteuerer*innen und Projektleiter*innen (m/w/d) z. B. bei: Projektorganisation / -dokumentation - Kostenermittlung - Pflege von Datenbanken (z. B. Projektkosten, Projektbuchhaltung) - Führen von kundenspezifischen Beschaffungs- und Abrechnungssystemen
10