Allgemeine Sekretariatsaufgaben sowie schul- und bildungsbezogene - Verwaltungsaufgaben - Bearbeitung von Schülerangelegenheiten (u.a. Aufgaben im Zusammenhang mit Anmeldungen, Aufnahmen und Abgängen, Krankmeldungen, Schülerbeförderung, Unfall-, Schadens- und Diebstahlmeldungen)
1
Sie verfügen zum Zeitpunkt der Bewerbung über - einen erfolgreichen Abschluss als Verwaltungsfachangestellte*r oder des Verwaltungslehrgangs I … Organisationsfähigkeit, Flexibilität und Eigeninitiative ermöglichen Ihnen ein selbstständiges Arbeiten als alleinige*r Ansprechpartner*in im Schulsekretariat
2
erste Ansprechperson für Auszubildende, Pädagog:innen, Dozent:innen, externe Partner, interne Abteilungen sowie die Schulaufsichtsbehörde - Übernahme einer vertrauensvollen Schnittstellenfunktion in der Kommunikation mit internen und externen Partnern
3
Entgeltgruppe: E 5 TVöD - Beginn: zum nächstmöglichen Termin - Anstellung: Teilzeit mit 32 Wochenstunden; unbefristet - Die Stadtverwaltung Schwerin ist Träger der staatlichen Schulen in der Stadt Schwerin und trägt damit Verantwortung für die materielle und personelle Ausstattung (ohne pädagogisches Personal) dieser …
4
In Ihrem abwechslungsreichen Tätigkeitsbereich übernehmen Sie unter anderem: allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben wie Telefonzentrale und Terminorganisation - administrative Unterstützung der Schulleitung - Betreuung und Pflege des Schulverwaltungssystems
6
Aufgabenprofil: Unterstützung bei allgemeinen Sekretariatsaufgaben, schulspezifische Sekretariatsaufgaben, insbesondere im Bereich der Finanzverwaltung, Schülerfahrtkostenabrechnung, Archivpflege, Kontaktpflege zu Ehemaligen, Bearbeitung und Sicherung von Daten mithilfe von EDV-Programmen
7
laufende Sekretariatsarbeiten wie z.B. Postbearbeitung, Terminkoordination, Vorbereitung von Unterlagen für Termine, Telefonkommunikation, Schriftverkehr - allgemeine Verwaltungstätigkeiten - Vorbereitung von Rechnungen zur Auszahlung
8
Im Au/rag des/der Schulleiters/in trägt er/sie Mitsorge für den ordnungsgemäßen Verwaltungs- und Kommunika-onsablauf im Schulsekretariat … schulspezifische Sekretariatsaufgaben, insbesondere im Bereich der Finanzverwaltung, - Schülerinnenfahrtkostenabrechnung, Archivpflege, Kontaktpflege zu Ehemaligen
9
Du bist eine der ersten Ansprechpersonen für Schüler*innen, Bewerber*innen und Gäste - Telefon- und E-Mail-Korrespondenz - Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft (Dokumente, Formulare, Ablage) - Pflege von Daten, Akten und Übersichten
10