Im Rahmen dieser Position suchen wir einen überzeugten Gastgeber, d.h. eine aufgeschlossene, motivierte und vor allem freundliche Persönlichkeit. Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachfrau/-mann und mehrjährige praktische Erfahrung im Bereich Front Office
1
Organisation und Verwaltung des Büros - Bearbeitung der Korrespondenz - Unterstützung bei Immobilien-, Beteiligungs- und Projektunterlagen - Verwaltung von Verträgen, Dokumenten und digitalen Ablagen - Rechnungsprüfung und vorbereitende Buchhaltung
2
Als Bürokaufmann (m/w/d) organisierst und verwaltest du Büroabläufe, bearbeitest die Ein- und Ausgangspost und unterstützt aktiv bei der Abwicklung, Dokumentation und Abrechnung von Projekten. Aufgabenprofil … Bearbeitung der Aus- und Eingangspost
3
Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und Partnerunternehmen - Vorbereitung und Unterstützung bei der monatlichen Abrechnung - Mitwirkung bei der Planung und Organisation von Wartungsmaßnahmen - Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
4
Sie haben alle Aufträge im Blick, erfassen diese und rechnen diese gem. Montagebericht im SAP Warendisposition ab. Sorgfältig schreiben Sie Angebote und holen dazu alle erforderlichen Daten ein, erfassen Kundendaten in SAP und führen die Materialdisposition durch
5
Sie sind der erste Ansprechpartner für alle kaufm. Aufgaben unserer Kunden (telefonisch und per E-Mail) - Sie verantworten die Datenpflege und -erfassung (Verträge und alle weitere Dokumente) - Sie analysieren bestehende Prozesse und optimieren diese
6
Allgemeine Bürotätigkeiten und administrative Unterstützung des Teams - Bearbeitung von eingehenden Anrufen und E-Mails - Verwaltung von Terminen und Koordination von Besprechungen - Erstellung und Pflege von Dokumenten, Datenbanken und Akten
7
Du arbeitest an Projekten mit, stimmst dich mit Kolleg*innen ab, suchst die notwendigen Informationen zusammen und dokumentierst eure Ergebnisse … Zusammengefasst: Du bist Expert*in für die Büroorganisation und sorgst dafür, dass der Laden läuft
8
Zeiterfassung - Erstellung von Präsentationen - Telefonkontakt und E-Mail-Korrespondenz - Erledigung des nationalen und internationalen Schriftverkehrs - Terminkoordination und Reiseplanung - Teamkoordination (Schulungen, Urlaub) - Aktenführung/ Ablage
9
Sie verfügen über eine Ausbildung als Bürokauffrau/-mann oder praktische Erfahrung in der Tätigkeit als Teamassistenz - Erfahrung in buchhalterischen Tätigkeiten von Vorteil - Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket (Outlook, Word)
10